Kurumların birikmiş ve/veya fiziksel arşivlerindeki dokümanlarının hızlı bir şekilde deneyimli operatörler, donanım ve uzman ekip ile işlenmesi hizmetidir.
Günümüzde kurumlar dokümanlara güvenlik ve yetkiler çerçevesinde kolay erişmek adına Doküman/Arşiv Yönetim Sistemi kullanmaktadır. Günlük az adetteki Operasyonel evrakları kurum kendi çalışanları ile ek bir yatırım gerekmeden sisteme aktarabilmektedir. Geçmişe yönelik yüz binlerce hatta milyonlarca dokümanın sisteme aktarılması ise ayrı bir uzmanlık ve altyapı gerektirmektedir. Bu işlem için her biri kendi alanında uzmanlaşmış eleman ve üst sınıf tarayıcı gerekmektedir. Taranan görüntülerin kalitesi ve girilen verilerin doğruluk oranı da bir başka uzmanlık konusudur.
Yüksek sayıda fiziksel dokümana sahip kurumlar, bu işlemler için personel ayırmaya gerek kalmadan zaman ve iş gücü tasarrufu sağlamış olurlar.
Bu işlerde kullanılan donanımlar yüksek maliyetli profesyonel cihazlardır, Dolayısıyla kurumlar bu cihazlara verilecek maliyetten tasarruf etmiş olurlar.
Kurumlar bu işlemler için gerekli teknik bilgiye sahip olmadığından, servis büro hizmeti alarak işin profesyonel kişiler tarafından sistemli bir şekilde gerçekleştirilmesini ve/veya var olan diğer sistemlerle entegrasyonunu sağlamış olurlar.
Diğer bir seçenekle kurum servis büro hizmetinde kullanılacak donanımı ve eğitimleri iş kapsamına dâhil ederek kurum sistemin devamlılığını tesis etmede hazır kurulu bir servis büro hizmeti devralmış olurlar.
Yukarıda belirtilen sebeplerden bir veya birkaçı bir araya geldiğinde projenin dışarıdan bir firmaya yaptırılması kurum için hem işin gerçekleştirilme süresi ve kalitesi hemde maliyetler açısından daha kazançlı duruma gelmektedir.
